La carta comercial

La carta comercial se utiliza como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser oficial, formal y/o confidencial. Poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de ofertas, publicidad, reclamación y solicitud de información.

La carta comercial tiene todo un orden

Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, cuerpo y el cierre. E primero abarca la parte superior de la carta. Siempre contiene membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. Generalmente se indica también el asunto de la carta, de esta manera se busca que el destinatario se entere directamente de qué se trata.

Lo más importante es lo que se dirá

El cuerpo de la carta es el punto más importante. Está compuesto de tres partes; introducción, núcleo y conclusión. La introducción suele referirse a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

Por su parte, en el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con claridad y objetividad, sobre todo cuando se trata de una reclamación. Para finalizar, se elabora una conclusión que sirve como resumen de la carta y/o de estímulo.

No hay que olvidarse de la formalidad en la despedida

El cierre de la carta significa el final de la misma. En consecuencia, siempre contiene despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Aparte de esto, es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

Por los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía y sin tutear. Los tratamientos de respeto para el saludo suelen ser ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’, aunque también existen otras.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, antes de la firma va la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), esto indica que la persona la cual firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.